Fonction d’appel téléphonique de CoVet

Pour afficher le numéro de téléphone de votre clinique sur l’ID de l’appelant lorsque vous appelez des clients, vous devez d’abord vérifier ce numéro.

La configuration est assez simple si votre ligne téléphonique sonne directement chez une personne. Répondez à l’appel et saisissez le code de validation fourni par CoVet dans l’application.

Si votre clinique utilise un répondeur ou un serveur vocal interactif, veuillez suivre ces étapes pour vérifier votre numéro :

1. Faites un appel test pour déterminer la séquence nécessaire

Appelez votre propre numéro et notez les touches à presser pour traverser le serveur vocal jusqu’à ce qu’une personne réponde. Portez une attention particulière au timing des pauses et prenez idéalement des notes (cela vous aidera à l’étape suivante).

2. Configurez l’appel de vérification dans CoVet

Saisissez le numéro principal de la clinique dans le champ prévu lorsque l’on vous demande de vérifier un numéro.

Ensuite, utilisez le champ « Ext » (poste) pour entrer la séquence de touches nécessaire pour traverser votre serveur vocal et atteindre une personne – c’est l’objectif de cette étape de vérification.

Prenons deux exemples de serveur vocal. Notez que le caractère spécial dont vous pourriez avoir besoin ici est un « w » – chaque « w » crée une pause de 0,5 seconde et vous pouvez en utiliser autant que nécessaire.

Exemple 1 :

Si vous souhaitez qu’un appelant soit directement connecté à votre poste, faites-lui composer votre poste – par exemple 535 – dès que le serveur vocal répond.

Dans ce cas, saisissez 535 dans le champ Ext. Ces chiffres seront composés automatiquement dès que l’appel est pris, faisant sonner votre poste.

Exemple 2 :

Si un appelant doit d’abord appuyer sur « 1 » pour l’anglais, attendre trois secondes puis appuyer sur « 0 » pour la réception :

Entrez 1wwwwww0 dans le champ Ext.

• Le 1 simule l’appui sur « 1 » pour l’anglais.

• Les six caractères w créent une pause de trois secondes avant de composer 0.

Si cela ne fonctionne pas, essayez plutôt de saisir ww1wwwwww0. Ajouter deux w au début crée une pause supplémentaire, assurant que le système enregistre correctement le premier « 1 ».

3. Terminez l’appel et saisissez votre code de validation

Une fois votre numéro (et la séquence de touches si nécessaire) configuré, vous devrez saisir un libellé pour ce numéro de téléphone. Généralement « Numéro principal de la clinique » ou similaire. Cliquez sur Save et l’appel sera lancé.

Un code de validation s’affichera également à l’écran dans CoVet. Lorsqu’une personne répondra à l’appel automatisé, elle devra entrer ce code dans le téléphone. Elle entendra ensuite un message automatisé confirmant la réussite de la vérification.

Maintenant que vous avez un numéro d’ID d’appelant vérifié, vous pouvez utiliser la fonction d’appel intégrée comme indiqué dans la vidéo ci-dessous !

Si quelqu’un de votre équipe a déjà vérifié le numéro de la clinique

Vous devrez toujours saisir le numéro pour l’utiliser comme ID d’appelant vérifié, mais vous ne recevrez pas d’appel et vous n’aurez pas à entrer de code de validation. CoVet reconnaîtra automatiquement que votre collègue l’a déjà vérifié et le rendra immédiatement disponible pour vous.

Remarque : vous et votre collègue devez être dans la même équipe CoVet pour que cela fonctionne. Si vous souhaitez déployer un numéro validé dans une clinique plus grande avec plusieurs équipes, veuillez contacter support@co.vet pour obtenir de l’aide.