La función de llamadas dentro de la aplicación de CoVet es la forma más fácil y conveniente de grabar y resumir una llamada telefónica, pero este artículo también detalla algunos métodos alternativos.
En este artículo:
- Uso de la función de llamadas dentro de la aplicación para marcar directamente a un cliente desde CoVet
Verificación del número de teléfono de su clínica para la identificación de llamadas
Resumen de una llamada telefónica (o comunicación en persona) sin la función de llamadas dentro de la aplicación
Verificación del número de teléfono de su clínica para la identificación de llamadas
Uso de la función de llamadas dentro de la aplicación para marcar directamente a un cliente desde CoVet
La función de llamadas dentro de la aplicación de CoVet le permite llamar a los clientes directamente desde la plataforma, con varias ventajas clave frente a los métodos tradicionales:
- Comunicación segura y profesional – Las llamadas se realizan a través de una línea segura y puede mostrar el número de teléfono de su clínica en la identificación de llamadas, manteniendo privado su número personal.
- Grabación automática – Ambos lados de la conversación se graban sin interrupciones, asegurando que no se pierda ningún detalle importante.
- Integración directa en el caso – Una vez finalizada la llamada, la grabación se adjunta automáticamente al caso de CoVet correspondiente para una referencia sencilla.
Para mostrar el número de teléfono de su clínica en la identificación de llamadas cuando llame a los clientes, primero debe verificar el número.
Esta configuración es bastante sencilla si su línea telefónica suena directamente en un buzón personal. Simplemente conteste la llamada y escriba el código de validación que CoVet muestra en la aplicación.
Si su clínica utiliza un sistema de menús telefónicos o un contestador automático, siga estos pasos para verificar su número:
1. Realice una llamada de prueba para determinar la secuencia necesaria
Llame a su propio número y anote las teclas que hay que pulsar para navegar por el menú y llegar a una persona real. Preste especial atención al tiempo de las pausas y, si es posible, tome notas (le ayudarán en el siguiente paso).
2. Configure la llamada de verificación en CoVet
Introduzca el número principal de la clínica en el cuadro de texto principal cuando se le solicite verificar un número.
Luego, use el cuadro de texto « Ext » (extensión) para programar la secuencia de teclas necesaria para navegar por el menú telefónico y lograr que una persona real conteste – ese es el objetivo de esta etapa de verificación.
Veamos dos ejemplos de menús telefónicos. Tenga en cuenta que el carácter especial que podría necesitar aquí es una « w »: cada « w » crea una pausa de 0,5 segundos y puede usar tantas como desee.
Ejemplo 1:
Si desea que una persona que llama se conecte directamente a su teléfono de escritorio, pídale que marque su extensión — por ejemplo, 535 — tan pronto como conteste el menú automático.
En este caso, introduzca 535 en el cuadro Ext. Estos dígitos se marcarán inmediatamente cuando se responda la llamada, haciendo sonar su teléfono de escritorio.
Ejemplo 2:
Si la persona que llama necesita primero pulsar « 1 » para inglés, espera tres segundos y luego pulsa « 0 » para recepcionista:
Introduzca 1wwwwww0 en el cuadro Ext.
El
1simula pulsar « 1 » para inglés.Los seis caracteres
wcrean una pausa de tres segundos antes de marcar0.
Si esto no funciona, pruebe a introducir ww1wwwwww0 en su lugar. Agregar dos w al principio añade una pausa extra, ayudando a que el sistema registre correctamente el primer « 1 ».
3. Finalice la llamada y escriba su código de validación
Una vez configurado su número (y la secuencia de extensión si hace falta), deberá introducir una etiqueta para este número de teléfono. Normalmente será « Número principal de la clínica » o similar. Haga clic en Save y se iniciará la llamada.
También se mostrará un código de verificación en la pantalla de CoVet. Cuando una persona responda a la llamada automatizada, deberá introducir dicho código en el teléfono. A continuación escuchará un mensaje automatizado que confirmará la verificación exitosa.
¡Ahora que tiene un número de identificación de llamadas verificado, puede usar la función de llamadas dentro de la aplicación como se muestra en el video a continuación!
Si alguien de su equipo ya ha verificado el número de la clínica
Aún deberá introducir el número para usarlo como identificación de llamadas verificada, pero no recibirá una llamada ni tendrá que introducir un código de verificación. CoVet reconocerá automáticamente que su compañero ya lo ha verificado y lo pondrá a su disposición de inmediato.
Nota: usted y su compañero deben pertenecer al mismo equipo en CoVet para que esto funcione. Si desea implementar un número validado en una clínica más grande con varios equipos, póngase en contacto con support@co.vet para obtener ayuda.
Vea el video a continuación para ver el flujo de trabajo completo de principio a fin, incluyendo:
- La verificación del número de identificación de llamadas
- La conexión y grabación de la llamada
- La generación de un documento a partir de la llamada grabada
- El cambio de configuraciones telefónicas
Nota importante sobre el consentimiento de grabación:
Cuando la llamada se conecte en el extremo del cliente, escucharán un mensaje automatizado informándoles que se están conectando con un veterinario y que la llamada será grabada.
Las llamadas dentro de la aplicación funcionan para llamadas nacionales, pero no son posibles las llamadas internacionales.
Resumen de una llamada telefónica (o comunicación en persona) sin la función de llamadas dentro de la aplicación
Si no puede o prefiere no usar la función de llamadas dentro de la aplicación, aún existen varias formas de grabar llamadas telefónicas y otras comunicaciones con clientes. El proceso general es el mismo que en una consulta típica, pero querrá usar una plantilla específica y algunos trucos.
Vea el video a continuación para obtener detalles completos sobre cómo completar este proceso sin la función de llamadas dentro de la aplicación:
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